ERP 接入 AI 怎么做：先做一份只读的清单

ERP 接入 AI，第一步是选一份现在靠人从 ERP 里导表、整理再汇报的清单，比如应收账龄、积压库存、未完成订单。然后接一个只读这份数据的小系统，交出一张有人确认的清单；这一步不改 ERP 里的账，也不替人发任何消息。在我们的做法里，清单上的数由程序按规则表算，AI 用在读不成表的文字上，比如合同条款和 PDF 报价单。这篇文章写给已经在用 ERP 的制造和分销企业负责人，讲这一步怎么做：数据怎么拿，读出来怎么对账，缺了、对不上的数据怎么处理，哪些地方留给人确认，以及什么时候才轮到写回。下面的做法来自我们做的几个只读小系统和一次 ERP 取数实测，依据是我们自己的项目，不是行业统计。

适合做第一步的事有四个特点。数据已经在 ERP 或它的导出表里。结果是一份有人每周要看的清单，不需要改任何单据。算错了可以重算，不会留下后果。有一个具体的人负责看这份清单，并决定下一步。

我们做过的几个小系统，选的都是这类事。应收账款催收助手读 ERP 里的销售单、收款和客户档案，每周一交出催收清单和催款函草稿，不改应收账目。库存预警与呆滞分析读库存余额和出入库明细，每晚算出哪些货积压、占了多少钱。订单交期跟踪助手读现在用的订单表，排出超期的、快到交期的和外发还没回来的。三件事的共同点是：原来都由人对着表翻，换成程序先算一遍，人只看结果。

取数有三条路，难度和长期可靠性不同。

我们读 ERP 的几个小系统，正式交付时要的是前两种：ERP 只读账号，或者导出表。导出表要的东西很具体。应收那一个要近三个月按单据列的应收明细和回款记录。库存那一个最少要两张表，库存余额和出入库明细，缺任何一张都算不了。订单交期那一个必需的只有两列，交期和订单数量。先把最少要给什么说清楚，企业内部就知道该去找谁导，导多少。

第三条路要谨慎。我们实测过一套没有公开接口的 ERP：数据能通过它后台页面使用的接口取到，路径可行，但这不等于厂商承诺长期兼容的接口，浏览器里的登录状态也不能当长期认证。遇到这种情况，我们建议把登录认证、登录过期后的续期、权限和失败重试单独列项，先用导出表把第一期跑起来。

数据读出来，第一件事是核对它完整。我们在那次实测里的做法是：读完全部记录后，把读到的条数和 ERP 页面显示的总数比，再检查每条记录的编号（主键）有没有重复。实测报告还建议，正式读取时固定排序，并在读取前后各核对一次条数和编号。后面所有的数都建立在这一步上，省掉它，数字对不上时就查不清是读错了还是算错了。

对账的第二层是和 ERP 自己的报表比。库存那一个小系统，在交付节奏里专门留了一段：第一版出来之后，拿它的数和你们 ERP 里已有的报表对数，对得上再往下走。

另一个提醒来自同一次实测：ERP 里记录最近修改时间的字段，在我们看到的主档里绝大多数是空的。方案如果写成“按修改时间同步变化”就会失效。实测报告据此建议改成定期读取全部记录，把每条记录的字段算成一个校验值（字段指纹），和上次的比，只对变了的记录重新处理。所以动手之前，先抽几十条真实记录，问业务人员这个字段是什么意思、谁在填、平时填不填。

对账通过，数据完整，但字段含义仍然会让结果出错。在我们读过的 ERP 里，碰到过这几种情形。库存里有多种未过账的状态，把所有在库量当成可用量，算出来的缺口和呆滞都会偏。销售价格带着数量档位和有效期，只按料号取一个价格会取错。账套不同的数据，合并之前要保留账套这一维。产品的规格字段有时只是型号编码，真正的尺寸和材料在下级的 BOM 子件里。

ERP 之外，企业自己维护的 Excel 也一样：关键信息常写在备注里。订单交期那个小系统读的未完成订单表，哪张订单送去了外发，可以没有单独的字段，只写在“生产进度”“备注”的文字里，比如“电镀中”“已外发”。所以它从这两列文字里认出外发，每一单都带着原文片段，让跟单一眼看出依据；写着“待电镀”“待外发”的，说明货还没发出去，单独列为“待发外发”。

这类问题要让做事的人和业务人员一起对着真实数据问，问过一轮，规则表里该写什么就清楚了。

真实的导出表总有缺项。我们几个小系统的共同做法是：缺的就写明缺什么，在清单上标成“未能判断”。这个标签的意思是数据缺项、程序下不了结论；它不当成 0，也不当成没有问题。

几个具体例子。应收那一个，如果拿到的只是每家客户的总额，没有单据日期，仍然能按欠款金额排出催收清单，但账龄和逾期天数显示“未能判断”。库存那一个，只给了其中一张必需的表时，页面写明缺哪一张，例如“缺出入库明细，未能判断”，并且不导入任何数据；仓库表和商品主档缺了还能算，页面写明按什么默认算，比如没有商品主档时，品类未知，按最短的 90 天判呆滞。

订单交期那一个把缺数据的情形分得最细。缺交期的行，单独列为“未能判断”，其余行照算。欠数没填的，用订单数量减已发货数量算出来，并标明这个数是算的；表里的欠数和这个算式对不上时，两个数都显示，按大的那个判断要不要催。重复的行、下单日期晚于交期的行、样板单，只标出来，不替你删，也不替你改。

把缺数据当成没问题，等于告诉老板“一切正常”，其实只是没人看到。

数字和日期的计算，我们交给程序，按一张规则表算。应收那一个，账龄、逾期、先催谁、风险标签，都由程序按规则表算，同样的数据算两遍，结果相同。起算日、分段和排序权重，由你们的财务在规则页自己改。库存的呆滞天数，按品类由你们定。我们做的合同风险审查助手更明确：模型只读条款，分级由代码按规则表判定，同样的抽取结果得到同样的分级。

AI 的位置在读文字。合同条款、供应商发来的 PDF 和邮件报价，不是整齐的表格，程序没法直接算：合同那一个由模型读条款，我们做的供应商比价助手在正式交付时识别 PDF 和邮件里的报价。读出来之后进入规则表，由规则表给出结论。备注里的外发说法不用模型，订单交期那一个按规则页里可改的字样去认，每单附原文片段。这样每个结论都能追到依据：库存清单里每一条能点开，看到起算日、未动天数、占用金额的算式，以及出入库流水；比价的每个金额，折算过程每一步写明算式，可以手算复核。

规则变了，改规则表就行：订单交期的“3 天内”和外发字样，在规则页都能改，改了立刻重算。

我们的小系统在结果这一端，统一留给人。应收那一个只出催款函草稿，页面上只有“复制”，没有“发送”，财务看过、改过，再用自己的邮箱或微信发出。订单交期那一个页面上没有发送和通知按钮，要催的单，由跟单自己复制出去催。库存那一个没有清货、降价、下采购单的按钮，也不写回 ERP。

供应商收款账户核验系统读 ERP 的供应商档案和待付款，对不上就先拦下，列出要回拨哪个号码、要补哪份材料，财务主管签署后才放行，档案仍由你们的人在 ERP 里改。

先不写回的原因是后果不同。读错了，重算一遍；写回错了，改动的是正式单据。在我们的方案里，项目分三层：先取数，再计算出表，最后才是确认之后写回。写回层要单独做权限校验、重复提交处理和中断恢复，单独验收。第一期只需要“把答案送到负责人手上”时，只做前两层就够用。分层怎样影响预算，见企业 AI 落地多少钱。

下面是我们建议的顺序。周期取自几个小系统的产品页：约 2 周到约 6 周不等，看数据和要做的事。

1. 选一份清单，写下一句话：谁在什么时刻看到什么、据此做什么。
2. 列出最少要给的表，由 ERP 管理员导出近几个月的数据，或开一个只读账号。
3. 读出来对账：核对条数、编号有没有重复，再和 ERP 已有报表比一遍。
4. 抽几十条真实记录，和业务人员一起问字段含义，写出规则表：起算日、分段、哪些单据不算。
5. 缺的、对不上的数据按“未能判断”显示，规则里写明各种缺法怎么处理。
6. 在真实的业务周期里用两次，每次都拿程序的清单和人工做的结果对照，差在哪里就改规则。
7. 清单连续几个周期都对得上，再谈要不要写回。

如果第一期要用大模型读文字，比如合同条款，我们建议开始之前和管数据的人（信息部门或 ERP 管理员）一起定下：哪些内容会送给大模型服务处理，数据存放多久，系统装在哪里。这几件事最好在导出第一张表之前就有答案。

如果你已经想好了要先做哪一份清单，可以带着 ERP 的名称、那份表现在怎么做，以及想得到的清单来聊。部分项目可先免费诊断，入口在询价页。我们在杭州和墨尔本为制造和分销企业做 AI 落地。

作者：Nature（natureblueee）。